Avila® Scanworkflow:
Bringt die Daten ins DMS
Die stärkste Hardware entfaltet ihr wahres Potenzial erst durch eine intelligente Verarbeitungsebene. Entdecken Sie unsere modulare Workflow-Plattform.
Der Avila Scan Workflow im Detail
Ein nahtloser Übergang aus der physischen in die digitale Welt. Der vollständige End-to-End Prozess bis zur strukturierten Übergabe an Ihr DMS / Ihre E-Akte.
1. Scannen
Der physische Scanvorgang direkt am System, zum Beispiel am OPEX-Scanner.
2. Metadatenübergabe
Übergabe erster Metainformationen wie Eingangsdatum, Scandatum und den anonymisierten Operator über die Schnittstelle an Avila.
3. PDF/A-Erzeugung
Die Bilder werden konvertiert und als revisionssicheres PDF/A-Format zur Langzeitarchivierung bereitgestellt.
4. Stichprobenprüfung
Eine software-gestützte Qualitätskontrolle zur Einhaltung der strengen TR-RESISCAN Sicherheitsanforderungen.
5. Transfervermerk
Automatische Erstellung des kryptografischen Nachweises für den vertrauenswürdigen Scan.
6. Siegelung
Neben dem fertigen Dokument wird nun auch der Transfervermerk manipulationssicher elektronisch gesiegelt.
7. Clearing inkl. Irrläufer-Management
Manuelle Nachbearbeitung bei Unstimmigkeiten sowie Handling von "Irrläufern", die nicht direkt zugeordnet werden können.
8. Nachbearbeitung
Optionale Bearbeitung der bereits gescannten Dokumente, in Form von Verschieben oder Korrigieren der Seitenreihenfolge
(TR RESI konform)
9. Dokumenten-Trennung
Hier können zusammenhängend gescannte Dokumente manuell oder automatisiert* in Einzeldokumente aufgeteilt werden.
10. Feinrouting
Detaillierte manuelle oder automatische* Zuweisung, an welche Organisationseinheit ein Vorgang digital übergeben werden soll.
11. Export ins DMS
Abschluss des Kernprozesses: Die Dokumente landen sicher in Ihrem DMS / Ihrer E-Akte.
Wahlweise im Übergabeordner, falls die OE noch keine E-Akte hat oder hybrid scannt.
12. Original oder Re-Scan anfordern
Spezial-Workflow entwickelt mit Stadt Wuppertal, der die Anforderung von Originalen oder neuen Scans durch die Sachbearbeitenden erheblich vereinfacht.
13. Zwischenlagermanagement
Überwachung der Aufbewahrungsfristen von physischen Originalen (in der Regel 4 bis 6 Wochen).
14. Vernichtungskonzept
Datenschutzkonform dokumentierte Übergabe der Originale zur anschließenden Vernichtung (z.B. an Reißwolf / Datentonne).
Referenz
Was unsere Kunden sagen:
"Die Zusammenarbeit mit der X-NRW GmbH im Rahmen unseres Projekts 'Digitaler Postlauf' war in jeder Hinsicht beispielhaft.
Von Beginn an überzeugte das Team durch hohe fachliche Kompetenz, strukturiertes Projektmanagement und eine beeindruckende Umsetzungsstärke.
Durch diese hervorragende Zusammenarbeit ist es gelungen, das Projekt in weniger als zwölf Monaten – von der Ausschreibung bis zum Produktivstart – erfolgreich umzusetzen."
Die Intelligenz von Avila: BPMN 2.0 Workflow-Engine
Hardware ist geduldig. Den wahren Produktivitätsboost liefert die Software. Unsere Low-Code / No-Code Workflowlösung basiert auf führenden Open-Source-Technologien und BPMN 2.0 (Camunda), veredelt durch unsere eigenen Entwicklungen aus umfangreicher Projekterfahrung bei öffentlichen Auftraggebern.
Low-Code Anpassbarkeit
Dank Low-Code / No-Code Modulen sind kurzfristige und budgetschonende Änderungen im Prozessablauf möglich. Der Entwicklungsaufwand reduziert sich um den Faktor 5-10 gegenüber klassischen Lösungen.
Smarter Rückkanal (DMS)
Was passiert nach dem Scan? Wir integrieren Prozesse wie "Original anfordern", "Re-Scan anfordern" und Vernichtungskonzepte automatisiert direkt in und aus Ihrer E-Akte (z.B. enaio, d.3 DMS, nscale).
Einbindung externer Scanner
Die Lösung steuert auch bestehende externe Scansysteme (Flachbett oder Großformat). So fließen externe Dokumente jederzeit an der richtigen Stelle sauber im Gesamtdokumentenfluss zusammen.
Nahtlose Integration in Ihr bestehendes DMS
Der Avila Scanworkflow übergibt Ihre Dokumente sicher an die führenden E-Akte Systeme, und an alle weiteren Systeme über offene Standards.
Bereits angebunden
Out-of-the-box kompatibel mit den etabliertesten DMS der öffentlichen Verwaltung.
Ihr DMS ist nicht dabei?
Kein Problem. Der Avila Scanworkflow setzt konsequent auf offene Standards. Die Anbindung jedes weiteren Systems ist durch vorhandene Schnittstellen schnell realisiert.
Modulare Workflow-Plattform
Der Prozess endet nicht am Scanner. Werfen Sie einen Blick auf unsere vollständige Architektur: Von Dokumententrennung über PDF/A Konvertierung bis zur revisionssicheren Siegelung nach TR-RESISCAN.
Handout (PDF) ladenHäufige Fragen zur Workflow-Software
Erfahren Sie mehr über die technischen Details, Integrationen und Sicherheitsstandards von Avila.
Lassen Sie uns über Ihre Prozesse sprechen
Gute Software löst Ihre Probleme. Wir zeigen Ihnen gerne live, wie durchdacht die Avila Scanworkflow Lösung für die Kommunalverwaltung aufgebaut ist.