Sind Sie bereit für den digitalen Posteingang?
8 Punkte, die Sie vor dem Start klären sollten. Prüfen Sie in wenigen Minuten, wo Ihre Verwaltung steht — und wo wir Sie unterstützen können.
Postvolumen & Dokumentenvielfalt
Ab ca. 500 Poststücken pro Tag lohnt sich ein Produktionsscanner wie der OPEX FalconV+ RED wirtschaftlich. Aber auch kleinere Verwaltungen profitieren, besonders wenn viele Mischformate (Briefe, Rechnungen, Baupläne) verarbeitet werden müssen.
Wie viele Poststücke verarbeiten Sie pro Tag? Welche Formate sind dabei?
DMS oder E-Akte vorhanden?
Ein digitaler Posteingang braucht ein Zielsystem: Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder E-Akte. Der Avila Scanworkflow unterstützt alle gängigen Systeme — enaio, d.3ecm, nscale, Winyard und weitere über REST, SOAP oder CMIS-Schnittstellen.
Ist bereits ein DMS/E-Akte im Einsatz oder in Planung?
E-Akte-Strategie & OZG
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Kommunen zur Digitalisierung. Der digitale Posteingang ist dabei ein zentraler Baustein — denn ohne digitalen Input bleibt die E-Akte leer. Prüfen Sie, ob Ihre E-Akte-Strategie den Posteingang bereits einschließt.
Gibt es eine E-Akte-Strategie? Ist der Posteingang darin berücksichtigt?
TR-RESISCAN & Ersetzendes Scannen
Wenn Papieroriginale nach dem Scan vernichtet werden sollen, müssen die Anforderungen der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN des BSI erfüllt werden. Das umfasst Stichprobenprüfung, Transfervermerk und qualifizierte elektronische Siegelung (QES). Unser Workflow bildet das vollständig ab.
Sollen Originale nach dem Scan vernichtet werden? Dann ist TR-RESISCAN Pflicht.
Personalsituation & Fachkräftemangel
Viele Verwaltungen kämpfen mit Personalengpässen in der Poststelle. Ein OPEX-Scanner reduziert den Personalbedarf um bis zu 70%, weil die aufwändige Vorbereitung (Entklammern, Sortieren, Trennblätter) komplett entfällt. Eine Person bedient den gesamten Scanprozess.
Haben Sie Schwierigkeiten, Poststellen-Personal zu finden oder zu halten?
Räumlichkeiten & Infrastruktur
Der OPEX FalconV+ RED benötigt ca. 3 m² Stellfläche und einen Standard-Stromanschluss (230V). Ein Netzwerkanschluss in der Poststelle ist erforderlich. Die Aufstellung ist unkompliziert — wir übernehmen Installation und Einweisung vor Ort.
Gibt es geeignete Räumlichkeiten in oder nahe der Poststelle?
Vergaberechtliches
Als Generalunternehmer liefern wir Hardware, Software und Dienstleistung aus einer Hand. Das vereinfacht die Vergabe erheblich, da Sie nicht mehrere Gewerke separat ausschreiben müssen. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen.
Wie ist der Beschaffungsprozess in Ihrer Verwaltung organisiert?
Budget & Förderprogramme
Neben dem regulären Haushalt gibt es Fördermöglichkeiten über OZG-Mittel, Digitalpakt und landesspezifische Programme. Die Investition amortisiert sich erfahrungsgemäß innerhalb von 12–24 Monaten durch eingesparte Personalkosten und schnellere Durchlaufzeiten.
Ist Budget vorhanden oder kommen Förderprogramme in Frage?
Sie haben bei mehreren Punkten genickt?
Dann sind die Voraussetzungen für einen digitalen Posteingang in Ihrer Verwaltung gegeben. Ob ein, zwei oder alle acht Punkte zutreffen: Wir beraten Sie ehrlich, was in Ihrer Situation sinnvoll ist.
Übrigens: Nicht alle Punkte müssen heute schon gelöst sein. Wir begleiten Verwaltungen auch bei der Planung, von der E-Akte-Strategie bis zur Vergabe.
Lassen Sie uns Ihre Situation gemeinsam bewerten
In einem kurzen Gespräch klären wir, welche Punkte in Ihrer Verwaltung bereits erfüllt sind und wo wir unterstützen können. Unverbindlich und praxisnah.